Regulamin
53. Międzynarodowe Seminarium Kół Naukowych
„Interdyscyplinarny charakter inteligentnych specjalizacji”
Olsztyn, 27-28 maja 2024 r.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Organizatorem 53. Międzynarodowego Seminarium Kół Naukowych „Interdyscyplinarny charakter inteligentnych specjalizacji” (zwanym dalej 53. MSKN) jest Studenckie Koło Naukowe Zarządzania Zasobami Ludzkimi Creative wraz ze Studenckim Kołem Naukowym Mykologów.
2. Uczestnikiem 53. MSKN może być student lub doktorant, który spełni punkt II. 1 Regulaminu MSKN.
a) Opiekun koła naukowego może być uczestnikiem biernym.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na 53. MSKN obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami.
II. WARUNKI UCZESTNICTWA
1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika 53. MSKN jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
a) Rejestracja w systemie rejestracyjnym online. Każdy uczestnik musi dokonać rejestracji uczestnictwa w systemie rejestracyjnym online, uzupełniając wszystkie wymagane pola. System umożliwia zgłoszenie jednego uczestnika podczas tworzenia jednego zgłoszenia;
b) Uiszczenie opłaty rejestracyjnej do 8.03.2024 r., w wysokości przypisanej do konkretnej formy uczestnictwa. W przypadku braku wniesienia opłaty nastąpi automatyczne wykreślenie z listy uczestników, o czym zostanie poinformowany uczestnik drogą mailową.
2. 53. MSKN odbywa się w trybie stacjonarnym i zdalnym (tylko dla uczestników z zagranicy). Uczestnik ma prawo wyboru, w jaki sposób uczestniczy w Seminarium. Wyróżnia się następujące formy uczestnictwa w Seminarium:
• udział bierny stacjonarny (UBS) – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. II. 1, a, b.
• udział bierny online (tylko uczestnicy z zagranicy) (UBO)- uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. II. 1, a, b.
• udział czynny (wystąpienie + abstrakt) (UCA)– uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. II. 1, a, b. Uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, certyfikat potwierdzający wystąpienie (wydawany wyłącznie w przypadku prezentacji pracy), udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie.
• udział czynny (wystąpienie + publikacja) (UCP)– uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. II. 1, a, b. Uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, certyfikat potwierdzający wystąpienie (wydawany wyłącznie w przypadku prezentacji pracy), udział w wydarzeniach uwzględnionych w harmonogramie
3. Prace zgłoszone na 53. MSKN mogą mieć maksymalnie dwóch autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do wygłoszenia referatu lub prezentacji posteru w czasie Seminarium.
4. Każda z osób prezentujących pracę musi być zarejestrowanym uczestnikiem czynnym Seminarium. Współautorzy, którzy nie prezentują pracy nie muszą być uczestnikami Seminarium.
5. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu.
6. Wszyscy uczestnicy mają możliwość publikacji prac w formie rozdziału w monografii naukowej, zgodnie z deklaracją podczas rejestracji online, po spełnieniu wymagań dla autorów określonych na stronie http://www.uwm.edu.pl/mskn. Terminowe uiszczenie opłaty stanowiącej deklarację autorów o terminowym dopełnieniu wynikłych zobowiązań, pozwala Organizatorom zapewnić recenzje oraz wydanie prac. Deklarowany przez Organizatora termin dotyczy prac nadesłanych terminowo, które uzyskają pozytywną recenzję. Organizatorzy ustalili maksymalną liczbę autorów rozdziału monografii na dwie osoby. Pełną treść artykułu odpowiednio sformatowanego według wytycznych dla autorów należy przesłać w terminie zgodnym z harmonogramem oraz na adres mailowy wybranej sekcji podany na stronie 53. MSKN.
III. ZASADY REJESTRACJI I UCZESTNICTWA
1. Termin rejestracji online na 53. MSKN upływa 29 lutego 2024 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
2. Prawo udziału w 53. MSKN przysługuje studentom i doktorantom.
3. Organizator ustala plan Seminarium oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
4. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji w formie plakatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Seminarium.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Seminarium.
7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand’y, roll-up’y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Seminarium przez niego lub delegowane przez niego osoby.
8. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
9. Uczestnik wyraża zgodę na przeprowadzenie Seminarium w formie online w uzasadnionym przypadku tj., gdy sytuacja sanitarno-epidemiologiczna lub prawna uniemożliwia spotkanie w formie stacjonarnej. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby możliwie wiernie odwzorować charakter wydarzenia stacjonarnego.
10. Zaświadczenie o przedstawieniu pracy otrzymają tylko osoby, które rzeczywiście dokonały takiej czynności.
11. Deklaracja formy udziału w Seminarium jest dobrowolna. Organizator może zaproponować zmianę formy wystąpienia tylko w uzasadnionym przypadku.
IV. PŁATNOŚCI
1. Warunkiem uczestnictwa jest uiszczenie opłaty rejestracyjnej do dnia 8.03.2024 roku. Uczestnikowi przysługuje prawo do zwrotu wpłaconej opłaty rejestracyjnej wyłącznie w przypadku odrzucenia zgłoszonego przez niego tematu przez Komitet Organizacyjny.
2. Koszt udziału w Seminarium jest zależny od formy uczestnictwa.
3. Uczestnicy zainteresowani publikacją rozdziału w monografii naukowej zobligowani są do uiszczenia stosownej opłaty (w ciągu 7 dni od daty otrzymania potwierdzenia rejestracji na Seminarium). Uczestnicy mogą zgłosić maksymalnie dwa wystąpienia i/ lub dwie publikacje, z czego pierwszym autorem może być tylko w jednym wystąpieniu i/ lub publikacji. Wysokość opłaty za publikację ponosi pierwszy autor, który otrzymuje wersję papierową. Drugi autor w przypadku chęci otrzymania wersji papierowej ponosi taką samą opłatę jak autor pierwszy.
4. Sposób dokonania wpłaty oraz terminy realizacji zostały uregulowane na stronie internetowej dotyczącej wydarzenia. Szczegóły dostępne pod adresem http://www.uwm.edu.pl/mskn
5. Uczestnicy są zobligowani do łączenia wpłat o różnym tytule (tj. opłaty rejestracyjnej oraz za rozdział w monografii) i dokonania przelewu za pomocą jednej wpłaty łącznej, podając w tytule przelewu:
• uczestnik indywidualny: “Nazwisko Imię, numer sekcji, forma udziału”
np. Nowak Jan, 4, UCP
• opłata grupowa np. z wydziału: “Nazwiska, numer sekcji, forma udziału”
np. Nowak, Kowalski, 3, UCA
6. Opłaty należy realizować na numer konta 25 1240 6960 5798 0000 2288 0029
V. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W SEMINARIUM
1. Uczestnik jest zobowiązany do poinformowania organizatorów MSKN o rezygnacji z udziału czynnego najpóźniej miesiąc przed planowaną datą Seminarium.
VI. WIZERUNEK
1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez UWM w Olsztynie dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością uczelni.
2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.
4. Uczestnik wyraża zgodę na streamowanie na żywo, nagrywanie i udostępnianie materiałów z ich udziałem innym Uczestnikom seminarium.
5. Uczestnik wyraża zgodę na tworzenie przez Organizatora dzieł zależnych, jak również na rozporządzanie i korzystanie z dzieł zależnych. Uczestnik zezwala również na wykonywanie przez Organizatora zależnego prawa autorskiego.
VII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie.
2. Uczestnik Seminarium lub współautorzy prac mogą skontaktować się z Organizatorami drogą mailową.
3. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu realizacji zobowiązań dotyczących Seminarium, jak i działań powiązanych.
4. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale jednocześnie obligatoryjna do zgłoszenia udziału oraz realizacji wynikających zobowiązań.
5. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane przez czas nieoznaczony oraz zgodnie z przepisami prawa ochrony danych osobowych.
6. Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem.
VIII. SYTUACJA EPIDEMIOLOGICZNA
1. Organizator oświadcza, że w uzasadnionym przypadku – tj. z uwagi na sytuację sanitarno- epidemiologiczną seminarium może się odbyć tylko i wyłącznie w formie online, o czym zostaną poinformowani wszyscy uczestnicy drogą mailową.
2. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminu, jeżeli będzie zmuszony przez Władze Państwowe. W przypadku zmiany formy lub terminu Seminarium opłaty za udział nie podlegają zwrotowi.
IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator jest uprawniony do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu oraz do jego interpretacji w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.
2. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu, przy czym zmiany te nie będą mniej korzystne dla Uczestników.
