Erasmus - Krok po kroku

KROK 1

Odwiedź stronę Biura Współpracy z Zagranicą (BWZ) Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (www.uwm.edu.pl/bwz) i zapoznaj się z ofertą programu Erasmus. Sprawdź z jakimi uczelniami Twój Wydział ma podpisaną umowę dwustronną na wymianę studentów na studia w ramach programu Erasmus w UWM w Olsztynie.
Informacji o warunkach wyjazdu w ramach Programu możesz znaleźć również na stronie internetowej www.erasmus.org.pl oraz na www.frse.org.pl.

KROK 2

Skontaktuj się ze swoim koordynatorem wydziałowym. Jest on pracownikiem naukowo-dydaktycznym Twojego Wydziału. Kontakt z nim znajdziesz na stronie internetowej BWZ w dziale „Koordynatorzy Wydziałowi". Koordynator wydziałowy odpowiedzialny jest za rekrutację i kwalifikację kandydatów na wyjazd w ramach programu Erasmus. Trwa ona od października do 1 marca każdego roku akademickiego.

Kwalifikacja jest podzielona na 2 etapy:

Kwalifikacja wydziałowa:

lista kandydatów wyrażających chęć wyjazdu,

rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzana przez koordynatora wydziałowego oraz Dziekana ds. studiów dziennych.

Egzamin językowy - znajomość języka obcego będzie zweryfikowana w czasie egzaminu organizowanego za pośrednictwem BWZ przez niezależną szkołę językową; osoby posiadające certyfikaty językowe (uzyskane co najmniej 2 lata wstecz) będą zwolnione z egzaminu pisemnego.

Najważniejsze kryteria brane pod uwagę w trakcie rekrutacji:

ukończony pierwszy rok studiów I stopnia,
praktyczna znajomość języka obcego kraju, do którego planowany jest wyjazd,
średnia ocen (określona przez Twój wydział),
możliwość współfinansowania wyjazdu,
zapoznanie się z regulaminem uczestnictwa,
dodatkowe kryteria: aktywność na uczelni - działalność w organizacjach studenckich, kołach naukowych.

KROK 3

Przygotowanie dokumentów
Po zakwalifikowaniu się na studia, wraz ze swoim koordynatorem sprawdź jakie dokumenty powinnienes przygotować oraz nawiąż również kontakt z osobą odpowiedzialną za przyjmowanie studentów w ramach programu Erasmus na uczelni przyjmującej. Pamiętaj o złożeniu wymaganych dokumentów do Twojego koordynatora wydziałowego oraz o wysłaniu wymaganych dokumentów do uczelni zagranicznej.

Co będzie Ci potrzebne?

Application Form.
Formularz ten wypełnić należy on-line, następnie podpisać i złożyć u koordynatora wydziałowego tuż po zakwalifikowaniu się na wymianę. Będzie on dostępny od 15 lutego 2009. Formularz składasz niezależnie od wybranego przez Ciebie semestru, jaki zamierzasz odbyć na uczelni zagranicznej w terminie podanym przez koordynatora wydziałowego. Jeden egzemplarz formularza zostanie przekazany przez koordynatora do Biura Współpracy z Zagranicą do 1 marca, drugi egzemplarz, wraz z koordynatorem powinieneś wysłać do wybranej przez Ciebie uczelni partnerskiej, chyba że strona przyjmująca zaproponuje Ci wypełnienie ich własnego formularza zgłoszeniowego. Zwróć uwagę na terminy składania aplikacji na uczelniach partnerskich. Są one bardzo różne. Niektóre z nich mają termin do 30 kwietnia, dlatego sprawdź wszystkie terminy, aby nie spóźnić się z aplikacją. Adresy internetowe uczelni podane są na stronie BWZ. Po potwierdzeniu przyjęcia zobowiązany jesteś wypełnić Learning Agreement.

Learning Agrement (LA).
Jest to porozumienie o programie studiów, które wypełniasz wspólnie z koordynatorem wydziałowym programu Erasmus lub koordynatorem ECTS. Dokument ten powinien być wypełniony w języku angielskim lub kraju, do którego wyjeżdżasz. W formularzu podajesz nazwy przedmiotów (będące w ofercie edukacyjnej uczelni przyjmującej), odpowiadającą im liczbę punktów ECTS oraz kody przedmiotów, które znajdziesz na stronie uczelni przyjmującej. Porozumienie to podpisane musi być przez Ciebie, koordynatora ECTS (lub koordynatora wydziałowego) oraz Dziekana ds. studiów stacjonarnych lub kształcenia Twojego Wydziału, a także przez odpowiednie osoby z uczelni przyjmującej. Oryginał będzie wysłany przez Twojego koordynatora wydziałowego do uczelni partnerskiej. Wszelkie zmiany w programie studiów, dokonane już na uczelni zagranicznej, powinny być uzgodnione w porozumieniu z koordynatorem wydziałowym oraz koordynatorem uczelni partnerskiej i wyszczególnione w formularzu LA Changes (dodatkowa strona w LA). Oryginały w/w formularza powinieneś również przesłać lub dostarczyć osobiście do BWZ zaraz po powrocie do kraju.

Zgoda Dziekana.
Jesteś zobligowany do uzyskania pisemnej zgody Dziekana ds. studiów dziennych na kontynuację studiów na uczelni zagranicznej, w ramach programu Erasmus. Oryginał podania zachowaj dla siebie, natomiast kopię powinieneś przynieść do koordynatora wydziałowego, gdzie zostanie ona dołączona do pozostałych Twoich dokumentów.

Formularz danych bankowych.
Formularz ten wypełniasz komputerowo w celu przesłania grantu na Twoje konto osobiste. Zawiera on nazwę banku, adres i numer konta.

Zaświadczenie do NFZ.
Otrzymasz od koordynatora wydziałowego zaświadczenie w języku polskim mówiące o tym, iż jesteś oddelegowany przez wydział na studia zagraniczne w ramach programu Erasmus. Z tym dokumentem udajesz się do Narodowego Funduszu Zdrowia, gdzie otrzymasz Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego na czas pobytu zagranicą.

UWAGA! Wszystkie dokumenty dostarcz do koordynatora wydziałowego, który przekaże cały komplet do BWZ

KROK 4

Organizacja zakwaterowania
Po uzyskaniu potwierdzenia przyjęcia, oficjalnego zaproszenia oraz materiałów informacyjnych z uczelni przyjmującej, wyślij do uczelni partnerskiej aplikację o zakwaterowanie. W większości przypadków uczelnie zagraniczne pomagają lub pośredniczą w znalezieniu odpowiadającego Ci zakwaterowania.

UWAGA! Większość uczelni ma określone terminy przyjmowania podań. Zakwaterowanie leży w Twojej gestii i nie możesz tego zrobić przed samym wyjazdem!

KROK 5

Podpisanie umowy o grant

Uwaga! Prosimy nie wypełniać umowy uczelnia-student. Dotyczy to zarówno studiów, jak i praktyk. Nowa umowa na rok 2009/2010 pojawi sie wtedy, kiedy Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji - FRSE poda ostateczną wersję umowy wraz z warunkami szczegółowymi.

Przed wyjazdem jesteś zobligowany do podpisania Umowy Uczelnia-Student, którą wypełniasz komputerowo w 2 egzemplarzach, podpisujesz i składasz osobiście w BWZ. Jednocześnie powinieneś dostarczyć formularz danych bankowych potrzebnych do przekazania Twojego grantu w walucie EUR. Sam decydujesz na jakie konto otrzymasz przyznany grant (EUR lub PLN). Pamiętaj tylko, że w przypadku konta złotówkowego musisz liczyć się z wahaniem kursu walutowego.

KROK 6

Ubezpieczenie i leczenie za granicą
Każdy student przed wyjazdem otrzymuje zaświadczenie do NFZ od koordynatora wydziałowego w celu wydania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Jest to dokument uprawniający do korzystania ze świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w krajach Unii Europejskiej, ale pamiętaj, że obejmuje on tylko część świadczeń związanych z leczeniem. Przy wyjeździe np. do Turcji należy wykupić polisę w firmie ubezpieczeniowej. Dodatkowe informacje i druk formularza znajdziesz na stronie internetowej www.nfz.gov.pl.

KROK 7

Wizy i legalizacja pobytu
Wyjazdy studentów na okres studiów w krajach Unii Europejskiej nie wymagają ubiegania się o wizę, aczkolwiek pozostaje w mocy obowiązek zalegalizowania pobytu w danym kraju, w odpowiednich urzędach na pobyt dłuższy niż 3 miesiące. Pamiętaj jednak o tym abyś przed wyjazdem zajrzał na stronę Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl).

Pamiętaj także, aby odebrać od koordynatora wydziałowego zaświadczenia w języku obcym potwierdzającego oddelegowanie studenta na uczelnię zagraniczną (Confirmation).

KROK 8

Po przybyciu na uczelnię musisz wykonać kilka podstawowych czynności, do których należą:

kontakt z koordynatorem wydziałowym na uczelni partnerskiej;
immatrykulacja na uczelni partnerskiej;
zalegalizowanie pobytu;
zapoznanie się z aktualnym programem zajęć (jeżeli niektóre z przedmiotów nie są realizowane pomimo wcześniej otrzymanego programu studiów musisz w porozumieniu z koordynatorem wydziałowym uczelni partnerskiej i macierzystej wprowadzić zmiany w Learning Agreement - Changes).

UWAGA! Podstawą zaliczenia przedmiotów w Polsce jest uzyskanie ocen i punktów ECTS na wykazie zaliczeń (Transcript of Records) ze wszystkich przedmiotów zawartych w LA. Na niektórych uczelniach system oceniania może się różnić i nie ze wszystkich przedmiotów otrzymuje się oceny. W takim przypadku skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym na uczelni macierzystej i ustal warunki zaliczenia.

W przypadku wystąpienia konieczności wcześniejszego powrotu do kraju natychmiast skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym i poinformuj uczelnianego koordynatora programu Erasmus - mgr inż. Ewa Matejko z Biura Współpracy z Zagranicą (tel. +48 89 523-35-21; agnieszka.matejko@uwm.edu.pl)_

KROK 9

Po przyjeździe ze stypendium zgłoś się do BWZ w terminie określonym w umowie Uczelnia-Student w celu rozliczenia wyjazdu.
Musisz przedłożyć następujące oryginalne dokumenty:

potwierdzenie odbycia okresu studiów określonego w umowie (potwierdzenie pobytu),
wykaz zaliczeń ocen z punktami ECTS (Transcript of Records)
porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement)

oraz wypełnić on-line ankietę studenta znajdującą się na stronie - www.erasmus.org.pl.
Następnie skontaktuj się ze swoim koordynatorem wydziałowym w celu przedłożenia mu dokumentów otrzymanych z uczelni partnerskiej potwierdzonych przez BWZ. Wraz z nim udaj się do Dziekana ds. studiów stacjonarnych Twojego Wydziału. Na podstawie TR oraz potwierdzenia pobytu w ramach programu Erasmus zostanie Ci zaliczony okres studiów odbytych za granicą.