O biurze

Biuro ds. Projektów Zagranicznych zostało utworzone 14 stycznia 2013 roku na mocy Zarządzenia Nr 6/2013 Rektora Uniwersytetu Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie i podlega Prorektorowi ds. ekonomicznych i rozwoju.

Strukturę Biura stanowią:

1) Zespół ds. Projektów Edukacyjno-Szkoleniowych realizujący projektu z zakresu działania Prorektora ds. kształcenia;

2) Zespół ds. Projektów Badawczych realizujący projekty z zakresu działania Prorektora ds. nauki;

3) Zespół ds. Projektów Inwestycyjnych realizujący projekty z zakresu nadzoru Kanclerza;

4) Stanowisko ds. Zapewnienia Trwałości Projektów.

Zakres działania Biura ds. Projektów Zagranicznych obejmuje w szczególności:

1) współudział w przygotowaniu, realizacji i rozliczaniu projektów;

2) nadzór nad prawidłowym, z punktu widzenia obowiązujących przepisów i zawartych umów, przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektów współfinansowanych z funduszy zagranicznych;

3) kontrola zgodności realizacji projektów z obowiązującymi przepisami i umowami,

4) pomoc formalno-prawna w procesie aplikacji i realizacji projektów przez pracowników Uniwersytetu;

5) monitoring projektów na podstawie informacji o zaawansowaniu ich realizacji składanej przez kierowników projektów z uwzględnieniem obowiązujących przepisów oraz treści zawartych w tym zakresie umów;

6) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji nieprawidłowości i zagrożeń stwierdzonych w trakcie realizacji projektu;

7) analiza wyników kontroli związanych z procesem przygotowania i realizacji projektów oraz opracowywanie na jej podstawie procedur umożliwiających uniknięcia błędów przy realizacji kolejnych projektów;

8) udzielanie informacji dotyczących procedur obowiązujących w procesie tworzenia i realizacji projektów finansowanych z funduszy zagranicznych;

9) prowadzenie rejestrów: a. rozpoczęcia prac nad projektem, b. umów o dofinansowanie projektu,

10) rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących dotyczących realizacji projektów oraz ich wstępna kontrola w zakresie kompletności i zachowania uprawnień do podpisywania dokumentów;

11) przedstawianie właściwym Prorektorom i Kanclerzowi informacji złożonych wnioskach o dofinansowanie projektów oraz zawansowaniu prac nad ich realizacją;

12) przedstawianie bieżącej informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach w projektach i zagrożeniach ich realizacji;

13) nadzór nad przekazywaniem do archiwum oryginalnej dokumentacji dotyczącej realizacji projektu po okresie przechowywania jej w jednostce realizującej projekt;

14) obsługa administracyjno-organizacyjna instytucji przeprowadzających kontrole projektów.