Zasady rejestracji i działalności kół naukowych

§ 1

Określa się zasady rejestracji i działalności studenckich kół naukowych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwanych dalej studenckimi kołami naukowymi.

1. Studenckie koła naukowe podlegają rejestracji.
2. Organem rejestrującym studenckie koła naukowe jest Rektor, w imieniu którego działa w tym zakresie prorektor właściwy do spraw studenckich.
3. Rejestr studenckich kół naukowych i dokumentację uzyskaną w trakcie postępowania rejestrowego prowadzi biuro właściwe do spraw studenckich, zwane dalej BSS.
4. Rejestr studenckich kół naukowych jest jawny.
5. W uczelnianym rejestrze studenckich kół naukowych gromadzone są następujące dane:
   1. nazwa studenckiego koła naukowego;
   2. data rejestracji;
   3. dane kontaktowe;
   4. imię i nazwisko opiekuna;
   5. przynależność do wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku;
   6. zakres działalności.
6. Opiekunem studenckiego koła naukowego jest jeden nauczyciel akademicki.
7. Koło naukowe może zrzeszać studentów niezależnie od przynależności do wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku i realizowanego w Uniwersytecie kierunku studiów.
8. Koło naukowe zapewnia wszystkim członkom sprawiedliwe i transparentne warunki uczestnictwa w pracach badawczych, realizowanych projektach itp.
9. Działania koła naukowego realizowane są z poszanowaniem praw autorskich i własności intelektualnej.
10. Koło naukowe może działać we współpracy z innymi kołami naukowymi działającymi w Uniwersytecie, na zasadach określonych w zawartym porozumieniu, zaakceptowanym przez dziekana wydziału /Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego /Dyrektora Filii w Ełku.

§ 2

1. W celu zarejestrowania studenckiego koła naukowego, przedstawiciel grupy założycielskiej składa do prorektora właściwego do spraw studenckich, wniosek o zarejestrowanie, który zawiera:
   1. nazwę studenckiego koła naukowego;
   2. listę członków w liczbie co najmniej 5 osób;
   3. oświadczenie nauczyciela akademickiego o wyrażeniu zgody na sprawowanie opieki nad działalnością studenckiego koła naukowego oraz dane kontaktowe;
   4. akceptację dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku;
   5.  regulamin działania określający w szczególności:
      1. nazwę studenckiego koła naukowego, odróżniającą ją od innych studenckich kół naukowych;
      2. teren działania i siedzibę;
      3. cele i sposoby realizacji działalności;
      4. sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków;
      5. władze, tryb dokonywania ich wyboru, czas trwania kadencji oraz ich kompetencje;
      6. sposób reprezentowania studenckiego koła naukowego i warunki ważności jego uchwał;
      7. zasady dokonywania zmian regulaminu;
      8. sposób rozwiązania się studenckiego koła naukowego;
      9. zakres działalności badawczej, który nie jest tożsamy z już zarejestrowanymi studenckimi kołami naukowymi. Wzór wniosku o rejestrację studenckiego koła naukowego stanowi załącznik Nr 1 do niniejszych Zasad.
2. Warunkiem rejestracji studenckiego koła naukowego jest zgodność jego regulaminu z przepisami prawa, potwierdzone przez jednostkę właściwą do obsługi prawnej Uniwersytetu.
3. Wniosek o rejestrację studenckiego koła naukowego podlega opinii pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.
4. O podjętej decyzji w sprawie rejestracji studenckiego koła naukowego prorektor właściwy do spraw studenckich zawiadamia przedstawiciela grupy założycielskiej, opiekuna oraz dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku oraz pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.
5. Studenckie koła naukowe zobowiązane są do niezwłocznego informowania prorektora właściwego do spraw studenckich o zmianach regulaminu, nie później niż w ciągu 14 dni od dokonania zmiany. Do informacji należy dołączyć dokumentację dokonanych zmian, potwierdzoną przez jednostkę właściwą do obsługi prawnej Uniwersytetu.
6. Zmiany danych w rejestrze studenckich kół naukowych, w tym dotyczące zmiany opiekuna, dokonywane są na wniosek władz studenckiego koła naukowego po akceptacji dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku oraz opinii pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.

§ 3

1. W przypadku rozwiązania się studenckiego koła naukowego na podstawie własnej uchwały, wykreślenie z rejestru odbywa się na wniosek jej władz.
2. W przypadku, gdy studenckie koło naukowe nie złoży sprawozdania, o którym mowa w § 5 przez okres 2 kolejnych lat, bądź złożone w tym czasie sprawozdania nie zostały zatwierdzone, wniosek o wyrejestrowanie studenckiego koła naukowego może złożyć pełnomocnik rektora właściwy ds. kół naukowych.
3. Wniosek o wykreślenie studenckiego koła naukowego z rejestru może złożyć dziekan wydziału/Dyrektor Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektor Filii w Ełku w przypadku niezłożenia sprawozdania z wykorzystania środków na realizację działań przyznanych przez dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku bądź gdy koło naukowe nie zrzesza członków i przestało funkcjonować.
4. Rektor z urzędu rozwiązuje studenckie koło naukowe, które rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego, Statut Uczelni, Regulamin studiów lub regulamin studenckiego koła naukowego.
5. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 - 3 składany jest do prorektora właściwego do spraw studenckich.
6. Od decyzji dotyczących rejestracji bądź wykreślenia studenckiego koła naukowego z rejestru, jej władzom przysługuje prawo wniesienia do Rektora wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.
7. Wyrejestrowanie studenckiego koła naukowego skutkuje obowiązkiem przekazania w ciągu 7 dni właściwym jednostkom Uczelni mienia znajdującego się w jego dyspozycji.

§ 4

1. Finansowanie działalności studenckiego koła naukowego odbywa się na szczeblu centralnym Uczelni oraz na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku. Finansowanie może odbywać się również ze środków zewnętrznych.
2. Wysokość środków finansowych oraz zasady ich wykorzystywania na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku określa dziekan wydziału/Dyrektor Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektor Filii w Ełku.
3. Na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku finansowana jest podstawowa działalność studenckiego koła naukowego, obejmująca m.in. zapewnienie pomieszczeń, materiałów oraz upowszechnianie wyników badań prowadzonych przez studentów, innych niż wskazanych w ust. 5 pkt 2, niezależnie od wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku, do którego przynależą studenci będący członkami koła naukowego.
4. Środki finansowe rozdysponowywane na szczeblu centralnym podlegają nadzorowi prorektora właściwego ds. studenckich.
5. Środki na działalność studenckiego koła naukowego na szczeblu centralnym dzielone są na:
   1. realizację projektów w konkursie „Studencki Grant Rektora”;
   2. upowszechnianie wyników badań prowadzonych z udziałem studentów;
   3. rezerwę prorektora właściwego ds. studenckich.
6. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 5 pkt 2 udzielane jest z uwzględnieniem wykazu konferencji/sympozjów/kongresów/seminariów itp., organizowanych przez jednostki z obszaru szkolnictwa wyższego i/lub nauki, przygotowywanego przez pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych, na podstawie informacji uzyskanych z wydziałów/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku. W wykazie uwzględnia się nie więcej niż 8 konferencji/sympozjów/kongresów/seminariów itp., zgłaszanych na rok kalendarzowy.
7. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 6 może być udzielone jedynie studentowi będącemu autorem lub współautorem referatu i będącemu jednocześnie osobą prezentującą. Przy czym przyjmuje się zasadę, że jeden referat prezentowany jest na konferencji przez jedną lub dwie osoby.
8. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 5 pkt 3 udzielane może być na inne ważne inicjatywy wynikające z funkcjonowania studenckiego koła naukowego, a nie podlegające finansowaniu na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku.
9. Przyznane środki finansowe mogą być wykorzystane tylko zgodnie z ich przeznaczeniem i podlegają zwrotowi w przypadku nieprawidłowego ich wykorzystania lub częściowego braku ich wykorzystania.
10. Dziekan wydziału/Dyrektor Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektor Filii w Ełku może skierować studenta innego wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku, będącego jednocześnie członkiem koła naukowego przypisanego do danego wydziału, np. na udział w wydarzeniu lub wyjazd. W takim przypadku umowa o zwrot kosztów podróży rejestrowana jest w ewidencji wydziału, do którego przypisane jest koło naukowe. Czynności te realizowane są w uzgodnieniu z dziekanem wydziału/ Dyrektorem Szkoły Zdrowia Publicznego/ Dyrektorem Filii w Ełku, na którym dany student realizuje studia.

§ 5

1. Każdego roku, do dnia 30 czerwca, studenckie koło naukowe ma obowiązek złożenia sprawozdania ze swojej działalności do pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych za pośrednictwem BSS. Wzór sprawozdania stanowi załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad.
2. Sprawozdanie zawiera:
   1. opis działalności za okres od 1 lipca roku poprzedzającego złożenie sprawozdania do dnia 30 czerwca bieżącego roku;
   2. aktualną liczbę i wykaz członków studenckiego koła naukowego;
   3. opinię dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku.
3. Jeśli studenckie koło naukowe otrzymało w okresie sprawozdawczym środki na realizację swoich działań, składa dodatkowo w terminie określonym w ust. 1, sprawozdanie z wykorzystania środków, odpowiednio do dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/ Dyrektora Filii w Ełku – w przypadku środków przyznanych na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku, a do prorektora właściwego ds. studenckich – w przypadku środków przyznanych od rektora/ prorektora na szczeblu centralnym. Wzory sprawozdań stanowią załączniki Nr 3 i 4 do niniejszych Zasad.
4. Złożone sprawozdania, zaopiniowane przez pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych, podlegają procedurze zatwierdzenia przez prorektora właściwego ds. studenckich, z zastrzeżeniem ust. 5 - 7.
5. Procedurze zatwierdzenia podlegają sprawozdania złożone przez koła naukowe, które powstały do 31 marca roku, w którym składane jest sprawozdanie. Sprawozdania kół naukowych powstałych po tym terminie nie podlegają procedurze zatwierdzenia.
6. Procedurze zatwierdzenia podlegają sprawozdania złożone przez koła naukowe liczące nie mniej niż 3 członków. Sprawozdania kół naukowych liczących mniej niż 3 członków nie podlegają procedurze zatwierdzenia.
7. Sprawozdania, które wpłynęły po terminie określonym w ust. 1 nie podlegają procedurze zatwierdzenia.
8. W przypadku zastrzeżeń do złożonego sprawozdania, wzywa się do jego uzupełnienia w terminie 14 dni, pod rygorem braku zatwierdzenia.
9. Sprawozdanie może zostać zatwierdzone warunkowo. W przypadku sprawozdania zatwierdzonego warunkowo w kolejnym roku, sprawozdanie to nie stanowi wniosku, o którym mowa w ust. 11.
10. W procedurze zatwierdzenia sprawozdania, prorektor właściwy ds. studenckich może wydać zalecenia dotyczące działalności koła naukowego. W przypadku niezrealizowania zaleceń, złożone w kolejnym roku sprawozdanie może zostać uznane za niezatwierdzone.
11. Zatwierdzone sprawozdanie stanowi jednocześnie wniosek dotyczący przyznania opiekunowi koła naukowego uprawnień, określonych odrębnymi przepisami.
12. W wyniku analizy złożonych sprawozdań z działalności studenckich kół naukowych, pełnomocnik rektora właściwy ds. kół naukowych albo prorektor właściwy ds. studenckich może wnioskować do rektora o przyznanie wyróżnienia dla maksymalnie trzech najaktywniej działających studenckich kół naukowych.

§ 6

W sprawach nieuregulowanych niniejszymi przepisami, decyzje podejmuje prorektor właściwy ds. studenckich.

Na podstawie Zarządzenia Nr 64/2025 Rektora UWM w Olsztynie z dnia 13 października 2025 r.