Zasady rejestracji i działalności kół naukowych

 § 1

Określa się zasady rejestracji i działalności studenckich kół naukowych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwanych dalej studenckimi kołami naukowymi.

1. Studenckie koła naukowe podlegają rejestracji.  
2. Organem rejestrującym studenckie koła naukowe jest Rektor, w imieniu którego działa w tym zakresie prorektor właściwy do spraw studenckich.
3. Rejestr studenckich kół naukowych i dokumentację uzyskaną w trakcie postępowania rejestrowego prowadzi biuro właściwe do spraw studenckich, zwane dalej BSS.
4. Rejestr studenckich kół naukowych jest jawny.
5. W uczelnianym rejestrze studenckich kół naukowych gromadzone są następujące dane:
   1. nazwa studenckiego koła naukowego;
   2. data rejestracji;
   3. dane kontaktowe;
   4. imię i nazwisko opiekuna;
   5. przynależność do wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku;
   6. zakres działalności.
6. Opiekunem studenckiego koła naukowego jest jeden nauczyciel akademicki.

§ 2

1. W celu zarejestrowania studenckiego koła naukowego, przedstawiciel grupy założycielskiej składa do prorektora właściwego do spraw studenckich, wniosek o zarejestrowanie, który zawiera:
   1. nazwę studenckiego koła naukowego;
   2. listę członków w liczbie co najmniej 5 osób;
   3. oświadczenie nauczyciela akademickiego o wyrażeniu zgody na sprawowanie opieki nad działalnością studenckiego koła naukowego oraz dane kontaktowe;
   4. akceptację dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku;
   5. regulamin działania określający w szczególności:
      1. nazwę studenckiego koła naukowego, odróżniającą ją od innych studenckich kół naukowych;
      2. teren działania i siedzibę;
      3. cele i sposoby realizacji działalności;
      4. sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków;
      5. władze, tryb dokonywania ich wyboru, czas trwania kadencji oraz ich kompetencje;
      6. sposób reprezentowania studenckiego koła naukowego i warunki ważności jego uchwał;
      7. zasady dokonywania zmian regulaminu;
      8. sposób rozwiązania się studenckiego koła naukowego;
      9. zakres działalności badawczej, który nie jest tożsamy z już zarejestrowanymi studenckimi kołami naukowymi.

Wzór wniosku o rejestrację studenckiego koła naukowego stanowi załącznik Nr 1 do niniejszych Zasad.

2. Warunkiem rejestracji studenckiego koła naukowego jest zgodność jego regulaminu z przepisami prawa, potwierdzone przez jednostkę właściwą do obsługi prawnej Uniwersytetu.
3. Wniosek o rejestrację studenckiego koła naukowego podlega opinii pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.
4. O podjętej decyzji w sprawie rejestracji studenckiego koła naukowego prorektor właściwy do spraw studenckich zawiadamia przedstawiciela grupy założycielskiej, opiekuna oraz dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku oraz pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.
5. Studenckie koła naukowe zobowiązane są do niezwłocznego informowania prorektora właściwego do spraw studenckich o zmianach regulaminu, nie później niż w ciągu 14 dni od dokonania zmiany. Do informacji należy dołączyć dokumentację dokonanych zmian, potwierdzoną przez jednostkę właściwą do obsługi prawnej Uniwersytetu.
6. Zmiany danych w rejestrze studenckich kół naukowych, w tym dotyczące zmiany opiekuna, dokonywane są na wniosek władz studenckiego koła naukowego po akceptacji dziekana/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku oraz opinii pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych.

§ 3

1. W przypadku rozwiązania się studenckiego koła naukowego na podstawie własnej uchwały, wykreślenie z rejestru odbywa się na wniosek jej władz.
2. W przypadku, gdy studenckie koło naukowe nie złoży sprawozdania, o którym mowa w § 5 przez okres 2 lat, wniosek o wyrejestrowanie studenckiego koła naukowego może złożyć pełnomocnik rektora właściwy ds. kół naukowych.
3. Wniosek o wykreślenie studenckiego koła naukowego z rejestru może złożyć dziekan wydziału/Dyrektor Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektor Filii w Ełku w przypadku niezłożenia sprawozdania z wykorzystania środków na realizację działań przyznanych przez dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku.
4. Rektor z urzędu rozwiązuje studenckie koło naukowe, które rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego, Statut Uczelni, Regulamin studiów lub regulamin studenckiego koła naukowego.
5. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 - 3 składany jest do prorektora właściwego do spraw studenckich.
6. Od decyzji dotyczących rejestracji bądź wykreślenia studenckiego koła naukowego z rejestru, jej władzom przysługuje prawo wniesienia do Rektora wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.
7. Wyrejestrowanie studenckiego koła naukowego skutkuje obowiązkiem przekazania w ciągu 7 dni właściwym jednostkom Uczelni mienia znajdującego się w jego dyspozycji.

§ 4

1. Finansowanie działalności studenckiego koła naukowego odbywa się na szczeblu centralnym Uczelni oraz na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku. Finansowanie może odbywać się również ze środków zewnętrznych.
2. Wysokość środków finansowych oraz zasady ich wykorzystywania na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku określa dziekan wydziału/Dyrektor Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektor Filii w Ełku.
3. Na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku finansowana jest podstawowa działalność studenckiego koła naukowego, w tym m.in. zapewnienie pomieszczeń, materiałów oraz upowszechnianie wyników badań prowadzonych przez studentów, innych niż wskazanych w ust. 5 pkt 2.
4. Środki finansowe rozdysponowywane na szczeblu centralnym podlegają nadzorowi prorektora właściwego ds. studenckich.
5. Środki na działalność studenckiego koła naukowego na szczeblu centralnym dzielone są na:
   1. realizację projektów w konkursie „Studencki Grant Rektora”;
   2. upowszechnianie wyników badań prowadzonych z udziałem studentów;
   3. rezerwę prorektora właściwego ds. studenckich.
6. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 5 pkt 2 udzielane jest z uwzględnieniem wykazu konferencji/sympozjów/kongresów/seminariów itp., organizowanych przez jednostki z obszaru szkolnictwa wyższego i/lub nauki, przygotowywanego przez pełnomocnika rektora właściwego ds. kół naukowych, na podstawie informacji uzyskanych z wydziałów/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku. W wykazie uwzględnia się nie więcej niż 8 konferencji/sympozjów/kongresów/seminariów itp., zgłaszanych na rok kalendarzowy.
7. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 6 może być udzielone jedynie studentowi będącemu autorem lub współautorem referatu i będącemu jednocześnie osobą prezentującą. Przy czym przyjmuje się zasadę, że jeden referat prezentowany jest na konferencji przez jedną lub dwie osoby.
8. Wsparcie finansowe, o którym mowa w ust. 5 pkt 3 udzielane może być na inne ważne inicjatywy wynikające z funkcjonowania studenckiego koła naukowego, a nie podlegające finansowaniu na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku.
9. Przyznane środki finansowe mogą być wykorzystane tylko zgodnie z ich przeznaczeniem i podlegają zwrotowi w przypadku nieprawidłowego ich wykorzystania lub częściowego braku ich wykorzystania.

§ 5

1. Każdego roku, do dnia 30 czerwca, studenckie koło naukowe ma obowiązek złożenia sprawozdania ze swojej działalności do pełnomocnika właściwego ds. kół naukowych za pośrednictwem BSS. Wzór sprawozdania stanowi załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad.
2. Sprawozdanie zawiera:
   1. opis działalności za okres od 1 lipca roku poprzedzającego złożenie sprawozdania do dnia 30 czerwca bieżącego roku;
   2. aktualną liczbę i wykaz członków studenckiego koła naukowego;
   3. opinię dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/Dyrektora Filii w Ełku.
3. Złożone sprawozdania, zaopiniowane przez pełnomocnika właściwego ds. kół naukowych, podlegają zatwierdzeniu przez prorektora właściwego ds. studenckich.  
4. W przypadku zastrzeżeń do złożonego sprawozdania, wzywa się do jego uzupełnienia w terminie 14 dni, pod rygorem braku zatwierdzenia.
5. Zatwierdzone sprawozdania mogą być podstawą do przyznania uprawnień określonych odrębnymi przepisami.
6. Brak zatwierdzenia sprawozdania uznawane jest za tożsame z niezłożeniem sprawozdania. 
7. Jeśli studenckie koło naukowe otrzymało w ostatnim roku środki na realizację swoich działań, składa dodatkowo w terminie określonym w ust. 1, sprawozdanie z wykorzystania środków, odpowiednio do dziekana wydziału/Dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/ Dyrektora Filii w Ełku - w przypadku środków przyznanych na szczeblu wydziału/Szkoły Zdrowia Publicznego/Filii w Ełku, a do prorektora właściwego ds. studenckich – w przypadku środków przyznanych na szczeblu centralnym. Wzory sprawozdań stanowią załączniki Nr 3 i 4 do niniejszych Zasad.
8. W wyniku analizy złożonych sprawozdań z działalności studenckich kół naukowych, pełnomocnik właściwy ds. kół naukowych, może wnioskować do prorektora właściwego ds. studenckich o przyznanie wyróżnienia dla maksymalnie trzech najaktywniej działających studenckich kół naukowych.

§ 6

W sprawach nieuregulowanych niniejszymi przepisami, decyzje podejmuje prorektor właściwy ds. studenckich.

Na podstawie Zarządzenia Nr 42/2023 Rektora UWM w Olsztynie z dnia 25 kwietnia 2023 r.